Şikayet ve Uyuşmazlık Çözümü Politikası – İklim Değişikliği ve Gıda Güvenliği

1. Belge Bilgileri

Kalem	Bilgi
Başlık	Şikayet ve Uyuşmazlık Çözümü Politikası
Belge Türü	Politika
Tarih / Versiyon	Eylül 2024 / Versiyon 1
Hazırlayan	Adil Murat Vural, Yönetim Kurulu Başkanı
Onaylayan	Yönetim Kurulu
Mülkiyet (Owned by)	Yönetim Kurulu (Management Board)
Sınıflandırma	Genel Dağıtım
Sonraki İnceleme Tarihi	Eylül 2025

2. Giriş ve Amaç

İklim Değişikliği ve Gıda Güvenliği Derneği (CCFSA), kurumsal yapısı içerisinde şeffaflık, dürüstlük ve profesyonellik ilkelerini en üst seviyede tutmayı taahhüt eder. Bu politikanın temel amacı, dernek faaliyetleri ve çalışma ortamında ortaya çıkabilecek şikayetlerin ve uyuşmazlıkların adil, sistematik ve yapıcı bir şekilde çözüme kavuşturulması için gerekli çerçeveyi belirlemektir.

Derneğimiz, tüm bildirimlerin çözüm odaklı bir yaklaşımla ve zamanında ele alınmasını, üyeler ve paydaşlar arasındaki karşılıklı güvenin korunması açısından asli bir görev addeder. Bu politika, olası ihtilafların profesyonel ilişkilere zarar vermeden bertaraf edilmesini ve derneğin kurumsal itibarının korunmasını hedefler.

3. Kapsam

Bu politika, “Üyeler” (Members) olarak tanımlanan ve aşağıda belirtilen tüm tarafları kapsar:

Tüm yönetim kurulu üyeleri, mütevelliler ve kurul komite üyeleri.
Tüm dernek çalışanları (tam zamanlı veya yarı zamanlı).
Başka kurumdan geçici görevle gelen personel (secondees), stajyerler ve gönüllüler.
Danışmanlar, yükleniciler ve tedarikçiler (dernek e-posta adresine sahip dahili danışmanlar dahil).
Proje ortakları ve dernekle ortaklık anlaşması imzalayan tüm taraflar.

4. Temel İlkeler

Şikayet ve uyuşmazlık çözüm süreçleri, CCFSA’nın etik standartları ile uyumlu olarak şu ilkeler çerçevesinde yürütülür:

Gizlilik (Confidentiality): Süreç boyunca elde edilen tüm bilgiler ve belgeler gizli tutulur. Bilgi paylaşımı, sadece sürecin yönetimi için zaruri olan taraflar ile sınırlıdır.
Adalet ve Tarafsızlık (Fairness and Impartiality): Her iki tarafa da dinlenilme ve delil sunma hakkı tanınır. İnceleme birimleri, herhangi bir çıkar çatışmasından uzak, tarafsız bir tutum sergiler.
Şeffaflık (Transparency): Şikayet süreçlerinin işleyişi ve karar mekanizmaları ilgili taraflar için net ve öngörülebilir olmalıdır.
Hız (Timeliness): Mağduriyetlerin büyümesini önlemek amacıyla, tüm uyuşmazlıklar dernek tarafından belirlenen makul ve etkili süreler içerisinde sonuçlandırılır.

5. Şikayet Süreçleri

CCFSA, uyuşmazlıkların çözümünde açık iletişimi ve hiyerarşik düzeni esas alan kademeli bir yöntem benimser:

5.1. Kayıt Dışı (Gayriresmi) Çözüm

Uyuşmazlıkların başlangıç aşamasında, tarafların sorunu doğrudan iletişim ve yapıcı diyalog yoluyla, resmi bir sürece gerek kalmaksızın çözmeleri teşvik edilir. Bu aşama, karşılıklı anlayışın tesisi ve profesyonel ilişkilerin sürdürülmesi açısından önceliklidir.

5.2. Resmi Şikayet Adımları

Kayıt dışı çözüm yollarının tükenmesi veya konunun ciddiyeti nedeniyle resmi bir müdahalenin gerekmesi halinde, Employee Handbook Bölüm 15’te tanımlanan şu hiyerarşi izlenir:

Doğrudan Amir ile İstişare: Şikayetçi, uyuşmazlık konusunu öncelikle doğrudan bağlı olduğu amirine iletir.
Yüz Yüze Görüşme: Doğrudan amir ile çözüm sağlanamaması veya şikayetin amirle ilgili olması durumunda, şikayetçi bir üst yönetim kademesiyle şahsi bir görüşme gerçekleştirme hakkına sahiptir.
Yazılı Şikayet: Şahsi görüşme neticesinde bir sonuca ulaşılamazsa, şikayet yazılı bir dilekçe ile resmi olarak sunulur.
İnceleme ve Karar: Üst yönetim veya ilgili kurul, yazılı şikayeti inceleyerek nihai kararı verir ve sonucu taraflara yazılı olarak bildirir.

6. Uyuşmazlık Çözüm Yöntemleri

Gerektiğinde başvurulabilecek profesyonel çözüm yöntemleri aşağıda tanımlanmıştır:

Yöntem	Tanım ve Uygulama
Müzakere (Negotiation)	Tarafların üçüncü bir tarafın müdahalesi olmaksızın doğrudan görüşerek anlaşmaya varmasıdır.
Arabuluculuk (Mediation)	Bağımsız ve tarafsız bir uzlaştırıcının, tarafların ortak bir zeminde buluşmalarına yardımcı olduğu süreçtir.
Tahkim (Arbitration)	Uyuşmazlığın yetkili bir kurul veya hakem tarafından incelenerek bağlayıcı bir karara bağlandığı resmi yöntemdir.

7. Kayıt Tutma Esasları

Yürütülen tüm şikayet ve çözüm süreçleri belgelenmelidir. Hazırlanan raporlar, tutanaklar ve kararlar; CCFSA Privacy Policy (Gizlilik Politikası) ve Data Protection and Cybersecurity Policy (Veri Koruma ve Siber Güvenlik Politikası) hükümlerine uygun olarak güvenli ortamlarda saklanır. Bu kayıtlar, kurumsal hesap verebilirliğin sağlanması ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla muhafaza edilir.

8. Misilleme Yasağı ve Koruma

CCFSA, iyi niyetli (good faith) bildirimde bulunan kişilerin korunmasını kurumsal bir taahhüt olarak kabul eder. Whistleblowing Policy ve PSEA Policy standartları uyarınca:

Şikayette bulunan veya inceleme sürecine katkı sağlayan kişilere yönelik her türlü olumsuz yaptırım, ayrımcılık veya yıldırma girişimi (misilleme) kesinlikle yasaktır.
Misilleme yaptığı tespit edilen kişiler hakkında, dernek disiplin yönetmeliği uyarınca iş akdinin feshi veya dernekten ihraç dahil olmak üzere en ağır disiplin yaptırımları uygulanır.