Kurumsal Satın Alma Politikası: Mal ve Hizmet Alım Rehberi

Bu politika belgesi, İklim Değişikliği ve Gıda Güvenliği Derneği (CCFSA) tarafından gerçekleştirilen tüm tedarik operasyonlarının standartlarını, etik çerçevesini ve yasal uyumluluk prosedürlerini belirler. Kıdemli Satın Alma ve Mevzuat Uyumluluk Uzmanlığı tarafından denetlenen bu süreçler, kurumun operasyonel dürüstlüğünü ve fon sağlayıcıların güvenini korumakla yükümlüdür.

1. Politikanın Amacı ve Kapsamı

Bu politikanın temel amacı, CCFSA kaynaklarının kullanımında “Değer/Maliyet Dengesi” prensibini en üst düzeye çıkarmak ve tüm süreçleri tam bir “Şeffaflık” ve “Hesap Verebilirlik” içinde yürütmektir. Tedarik süreçleri, kurumun iklim değişikliği ve gıda güvenliği misyonuna hizmet edecek şekilde, maliyet etkin ve etik bir yaklaşımla yönetilir.

Kapsam: Bu politika, CCFSA bünyesindeki aşağıdaki tüm paydaşları (“Üyeler”) bağlamaktadır:

• Tüm yönetim kurulu üyeleri, mütevelli heyeti ve kurul komiteleri.

• Tam zamanlı, yarı zamanlı personel, görevlendirilenler, stajyerler ve gönüllüler.

• CCFSA e-posta adresine sahip dahili danışmanlar dahil tüm danışmanlar, yükleniciler ve tedarikçiler.

• CCFSA ile ortaklık sözleşmesi, alt hibe veya alt uygulama anlaşması imzalayan tüm kurum ve kuruluşlar.

2. Temel Tedarik İlkeleri ve Etik Değerler

Satın alma süreçlerinde aşağıdaki ilkelerin gözetilmesi tüm CCFSA çalışanları ve paydaşları için zorunludur:

Doğruluk ve Güvenilirlik: Tüm satın alma kararları kanıta dayalı, tarafsız ve dürüstlük ilkesiyle alınmalıdır. Karar vericiler, tarafsızlıklarını gölgeleyebilecek her türlü ticari veya kişisel baskıdan muaf hareket eder.

Şeffaflık: Tedarik ilanları, değerlendirme kriterleri ve sonuçları, donör gereklilikleri ve gizlilik sınırları dahilinde erişilebilir kılınmalıdır.

Çevresel ve Sosyal Sorumluluk: CCFSA’nın ana misyonu doğrultusunda, düşük karbon ayak izine sahip, sürdürülebilir üretim yapan ve sosyal sorumluluk standartlarına uyan tedarikçiler zorunlu tercih nedenidir.

Hesap Verebilirlik: Her satın alma kararı, denetlenebilir belgelerle (ihale dosyaları, teklif analizleri, raporlar) kayıt altına alınmalı ve her bir harcamanın gerekçesi sunulabilmelidir.

3. Çıkar Çatışması ve Yolsuzlukla Mücadele

CCFSA satın alma süreçlerinde, kurumsal çıkarların üzerinde hiçbir kişisel veya finansal çıkar gözetilemez.

Çıkar Çatışması (COI) Beyan Süreci:

1. Tanımlama: Bir üye; kendisinin veya bir “Yakın İlişkili Kişinin” (eş, çocuk, ebeveyn, yakın dost) teklif veren firmada finansal, ticari veya mülkiyet bağı olduğunu fark ettiği anda süreçten çekilmek zorundadır.

2. Zorunlu Beyan: Satın alma süreçlerinde yer alan tüm üyelerin “Çıkar Çatışması Beyan Formu” doldurması zorunludur.

3. Procurement Committee Nil Declaration: Satın alma komitesinin her toplantısında, herhangi bir çatışma bulunmasa dahi tüm üyeler tarafından bir “Nil Declaration” (Çatışma Yokluk Beyanı) imzalanması teknik bir zorunluluktur.

4. Çözüm ve Karar: Beyan edilen çatışmalar, Etik ve Uyumluluk Başkanı tarafından incelenir. Çözüm kararı, beyan tarihinden itibaren en geç 5 iş günü içinde yazılı olarak karara bağlanmalıdır.

5. İhbar Yükümlülüğü ve Makul İnanç: Mevzuata aykırı bir durumu bildiren çalışanlar Whistleblowing (İhbar) Politikası kapsamında korunur. İhbarın “Makul İnanç” ve “İyi Niyet” çerçevesinde yapılması yeterlidir; şüphenin sonradan haksız çıkması durumunda dürüst bildirim yapan kişiye yaptırım uygulanmaz.

4. Tedarik Uygulama Yöntemleri ve Prosedürler

Satın alma işlemleri, mal/hizmetin niteliğine ve bütçe limitlerine göre aşağıdaki teknik yöntemlerle yürütülür:

5. Tedarikçi İnceleme ve Uyumluluk

CCFSA, etik standartlarına uymayan hiçbir tedarikçi ile sözleşme imzalamaz. Tedarikçi seçimi öncesinde “Sağlam Tarama” yapılması zorunlu seçim kriteridir.