Etkinlik ve Faaliyet Standartları Politikası – İklim Değişikliği ve Gıda Güvenliği

1. Belge Bilgileri ve Yönetim Künyesi

Kurum Adı	İklim Değişikliği ve Gıda Güvenliği Derneği (CCFSA)
Belge Adı	Etkinlik ve Faaliyet Standartları Politikası
Belge Tipi	Politika
Tarih / Versiyon	Eylül 2024 / Versiyon 1
Yazar	Adil Murat Vural, Yönetim Kurulu Başkanı
Onaylayan	Yönetim Kurulu
Gelecek İnceleme Tarihi	Eylül 2025

2. Giriş ve Politikanın Amacı

Bu politika, İklim Değişikliği ve Gıda Güvenliği Derneği (CCFSA) tarafından organize edilen veya paydaş sıfatıyla katılım sağlanan tüm faaliyetlerin kurumsal yönetişim standartlarını belirlemek üzere tesis edilmiştir. Derneğin temel misyonu olan iklim değişikliğine uyum ve gıda güvenliğinin tesisi hedefleri doğrultusunda, bu politika; toplulukları güçlendirmeyi, karar alma süreçlerini doğru verilerle bilgilendirmeyi ve bilgi paylaşım hedeflerini sistematik bir çerçeveye oturtmayı amaçlar. CCFSA, yürüttüğü her faaliyette profesyonellik, şeffaflık ve toplumsal dayanıklılığı artırma taahhüdüyle hareket eder.

3. Temel İlkeler

CCFSA’nın tüm etkinlik ve faaliyetleri aşağıdaki üç temel ilke çerçevesinde yürütülür:

Kapsayıcılık ve Hakkaniyet: Bilgi paylaşımı ve etkinlik süreçlerinde kadınlar, gençler ve yerel toplulukların yanı sıra; yaşlılar, azınlıklar ve çocuklar gibi en dezavantajlı grupların temsili ve katılımı esas alınır.
Sürdürülebilirlik: Faaliyetlerin çevresel etkileri minimize edilmeli, atık yönetimi ve kaynak kullanımı derneğin çevre misyonuyla tam uyumlu olmalıdır.
Doğruluk ve Güvenilirlik: Paylaşılan bilgilerin kanıta dayalı, güncel ve saygın kaynaklardan elde edilmiş olması zorunludur. Tüm çıktılar kurumsal kalite ve kredibilite süzgecinden geçirilmelidir.

4. Etkinlik ve Faaliyet Türleri

Dernek, stratejik hedeflerine ulaşmak için şu faaliyet türlerini icra eder:

Uluslararası ve bölgesel teknik konferanslar.
Eğitim çalışmaları, teknik rapor sunumları ve uzmanlık çalıştayları.
Webinarlar ve dijital bilgi paylaşım platformları.
Saha ziyaretleri, topluluk forumları ve katılımcı girişimler.

5. Planlama Standartları ve Hazırlık Süreci

Her faaliyetin hazırlık evresinde aşağıdaki operasyonel standartlara uyulması bir zorunluluktur:

İhtiyaç Analizi: Etkinliğin hedef kitlesi netleştirilmeli, beklenen çıktılar (politika notları, en iyi uygulama rehberleri vb.) önceden tanımlanmalıdır.

Erişilebilirlik ve Dil: Bilginin yayılımında “Sade Dil Özetleri” kullanılmalı; fiziksel ve dijital platformlar tüm katılımcılar için erişilebilir olmalıdır. Faaliyetler, hedef kitlenin ihtiyaçlarına göre çok dilli formatlarda kurgulanmalıdır.
Mali Yönetim ve Bütçe: Kaynakların kullanımında “maliyet-fayda dengesi” gözetilmeli; harcamalar şeffaf bir şekilde bütçelenerek Yönetim Kurulu onayına sunulmalıdır.

6. Uygulama Esasları ve Operasyonel Standartlar

Faaliyetlerin icrası sırasında aşağıdaki kurumsal kurallar tavizsiz uygulanır:

Lojistik ve Araç Yönetimi: Araçlar yalnızca iş amaçlı kullanılabilir. Görevli sürücü veya yetkilendirilmiş personel dışında araç kullanımı yasaktır. Her yolculuk için bir Logbook tutulması, her trip için yolcu imzası alınması ve ay sonunda yöneticinin bu defteri onaylaması zorunludur. Tüm araçlarda emniyet kemeri kullanımı mecburidir; ihlali durumunda sözleşme fesih hakkı saklıdır.
Katılımcı Güvenliği ve Deneyimi: Katılımcıların fiziksel güvenliği ve veri gizliliği korunur. Etkinlik sonunda düzenli geri bildirim toplanarak iyileştirme raporları oluşturulur.
Risk Yönetimi: Her etkinlik için spesifik bir Risk Kaydı tutulması zorunludur. Olası aksaklıklar; stratejik, operasyonel ve finansal kategorilerde analiz edilmeli ve risk matrisi üzerinden önleme planları oluşturulmalıdır.

7. Çevresel ve Sosyal Sorumluluk Taahhütleri

CCFSA, etik değerlerini ve çevre hassasiyetini tüm operasyonlarına entegre eder:

Etik Tedarik ve Çıkar Çatışması: Tedarikçi seçiminde derneğin Etik Kodlarına uyum şarttır. Tüm hizmet sağlayıcıların ve partnerlerin, faaliyet öncesinde bir Çıkar Çatışması (COI) Beyanı imzalaması ve derneğin etik ilkelerini kabul etmesi zorunludur.
PSEA (Cinsel İstismar ve Suiistimalin Önlenmesi): CCFSA, cinsel istismara karşı sıfır tolerans (zero-tolerance) ilkesini benimser. Yardım veya hizmet karşılığı cinsel çıkar sağlanması ve çocuklarla (18 yaş altı) cinsel aktivite kesinlikle yasaktır. Bu kuralın ihlali, yerel ve uluslararası yasalar çerçevesinde adli makamlara bildirim ve derhal iş akdi feshi ile sonuçlanır.
Karbon Ayak İzi: Kağıt kullanımı minimuma indirilmeli, dijital dokümantasyon ana yöntem olarak benimsenmelidir.

8. İzleme, Değerlendirme ve Uyum

Bu politikanın uygulanmasından Proje Yöneticileri ve Yönetim Kurulu doğrudan sorumludur. Politika hükümlerinin, özellikle etik ve operasyonel kuralların ihlali durumunda, CCFSA Çalışan El Kitabı uyarınca “Disiplin Prosedürleri” işletilir. Bu süreç, ağır ihmal veya istismar durumunda sözleşmenin tazminatsız feshine kadar gidebilir. Her türlü usulsüzlük şüphesi, İhbar Politikası çerçevesinde gizlilikle bildirilebilir. Bu politika belgesi her yıl Eylül ayında güncellenerek yeniden yayımlanır.