1. Politika Künyesi ve Kapsam

Bu politika belgesi, İklim Değişikliği ve Gıda Güvenliği Derneği’nin (CCFSA) kurumsal yönetim ilkeleri doğrultusunda hazırlanmıştır. Bu düzenleme; tüm yönetim kurulu üyelerini, kurul komitelerini, dernek çalışanlarını, görevlendirilen stajyerleri, gönüllüleri, danışmanları, yüklenicileri ve dernek ortaklarını kapsamaktadır. CCFSA bünyesinde gerçekleştirilen tüm resmi toplantıların ve operasyonel süreçlerin kayıt altına alınması, bu belgede tanımlanan usul ve esaslara tabidir.

2. Politikanın Amacı ve Temel İlkeler

İşbu politikanın temel amacı, derneğin karar alma mekanizmalarında şeffaflık (transparency) ve dürüstlük (integrity) ilkelerini güvence altına almaktır. CCFSA, kurumsal hafızanın korunmasını, hesap verebilirliğin tesis edilmesini ve tüm paydaşlar nezdinde profesyonel bir güven ortamı oluşturulmasını esas almaktadır. Kayıt tutma süreçleri, verinin tarafsızlığı ve doğruluğu prensipleri üzerine inşa edilmiştir. Bu sayede, derneğin stratejik hedeflerine ulaşma sürecindeki bilgi akışı ve risk yönetimi süreçleri sistematik bir yapıya kavuşturulmaktadır.

3. Toplantı Tutanaklarının Tutulması ve Sekreterya Sorumluluğu

Toplantı tutanaklarının usulüne uygun şekilde tutulması ve muhafazası CCFSA Sekreteryası’nın birincil sorumluluğundadır. Sekreterya birimi bu kapsamda aşağıdaki görevleri ifa etmekle mükelleftir:

• Toplantı süresince tartışılan maddeleri, sunulan görüşleri ve alınan kararları tarafsız, eksiksiz ve doğru bir şekilde kayıt altına almak.

• Tutanakların kurumsal kimlik standartlarına ve resmi terminolojiye uygunluğunu denetlemek.

• Kayıtların doğruluğunu sağlamak amacıyla katılımcıların ve ilgili onay mercilerinin onay süreçlerini koordine etmek.

• Resmi defterlerin ve dijital kayıtların güncel mevzuat ve dernek tüzüğü ile uyumlu tutulmasını sağlamak.

4. Tutanakların İçeriği ve Standart Format

CCFSA bünyesindeki her resmi toplantı tutanağı, kurumsal bütünlüğün sağlanması amacıyla aşağıdaki asgari unsurları ihtiva etmelidir:

• Toplantı tarihi, tam saati ve gerçekleştirildiği yer/platform.

• Katılımcı listesi (Hazır bulunanlar, mazeretli olanlar ve varsa dış gözlemciler).

• Gündem maddeleri ile ilgili özel Çıkar Çatışması Beyanları (Özellikle Yönetim Kurulu, Satın Alma ve İşe Alım toplantıları için zorunludur).

• Görüşülen gündem başlıklarının detaylı özeti.

• Alınan kararların net metni ve varsa muhalefet şerhleri.

• Görevlendirmeler, sorumlu kişiler ve kesin son teslim tarihleri.

• Planlanan bir sonraki toplantının tarihi.

• Taslağı hazırlayan, doğrulayan ve onaylayan yetkililerin imzaları.