Dolandırıcılık Karşıtı Politika – İklim Değişikliği ve Gıda Güvenliği

● Kurum: İklim Değişikliği ve Gıda Güvenliği Derneği (CCFSA)
● Tarih / Versiyon: Eylül 2024 / Versiyon 1
● Hazırlayan: Adil Murat Vural, Yönetim Kurulu Başkanı
● Onaylayan: Yönetim Kurulu
● Sınıflandırma: Genel Dağıtım
● Bir Sonraki Gözden Geçirme Tarihi: Eylül 2025
1. Giriş ve Amaç
İklim Değişikliği ve Gıda Güvenliği Derneği (CCFSA), her türlü operasyonel süreçte şeffaflık, dürüstlük ve profesyonellik kültürünü (COI Bölüm 2) en üst seviyede tutmayı taahhüt eder. Bu politikanın temel amacı; dernek varlıklarını ve kaynaklarını korumak, kamuoyunun ve bağışçıların güvenini muhafaza etmek ve her türlü suistimali proaktif bir yaklaşımla önlemektir.Bu belge; derneğin finansal, beşeri ve fiziksel kaynaklarının hukuka aykırı veya etik dışı amaçlarla kullanılmasını engellemek üzere yapılandırılmıştır.Kapsam: Bu politika; Yönetim Kurulu üyelerini, tüm dernek çalışanlarını, görevlendirilmiş personeli, stajyerleri, gönüllüleri, danışmanları, yüklenicileri, tedarikçileri ve CCFSA ile ortaklık protokolü imzalayan tüm üçüncü tarafları kapsamaktadır.
2. Dolandırıcılık Tanımı ve Örnekleri
CCFSA bünyesinde dolandırıcılık; bir bireyin veya grubun haksız kazanç elde etmek amacıyla kasıtlı olarak yaptığı yanlış beyan, temsil hatası veya dernek kaynaklarının yetkisiz kullanımıdır. Personel El Kitabı (Bölüm 11.D ve 12) uyarınca aşağıdaki eylemler dolandırıcılık ve ağır suistimal kapsamında değerlendirilir:
● Mali Yolsuzluklar: Fonların yetkisiz kullanımı, rüşvet, şantaj veya zimmet faaliyetleri.
● Gelir Takviyesi ve Hediyeler: Personelin konumunu kullanarak doğrudan veya dolaylı olarak ek gelir sağlaması veya “sembolik hatıralar” (tokens) dışındaki maddi değeri olan hediyeleri kabul etmesi.
● Belge ve Beyan Sahteciliği: İş başvurularında, resmi raporlarda veya harcama formlarında kasıtlı yanlış beyanda bulunmak.
● Varlık Hırsızlığı: Dernek mülkiyetindeki ekipman, malzeme veya fikri mülkiyetin çalınması veya kişisel çıkarlar için yetkisiz kullanımı.
● Çıkar Çatışmasının Gizlenmesi: “İlgili/Bağlantılı Kişi” (Connected Person – eş, çocuk, yakın arkadaş vb.) ile olan ilişkilerin bildirilmemesi ve bu kişilere haksız avantaj sağlanması.
● Hassas Bilgi İhlali: Kamuya açık olmayan ayrıcalıklı bilgilerin dış taraflarla yetkisiz paylaşımı.
3. Dolandırıcılığın Önlenmesi ve Risk Yönetimi
CCFSA, riskleri henüz ortaya çıkmadan tanımlamak ve analiz etmek için “Risk Sicili” mekanizmasını kullanır.
● Risk Kategorileri: Değerlendirmeler; operasyonel risklerin yanı sıra özellikle “İtibar Riskleri” ve “Mevzuat Uyumluluk Riskleri” üzerine odaklanır.
● İç Kontroller: Erişim kontrolleri, görevler ayrılığı ilkesi, güçlü şifreleme yöntemleri ve çok faktörlü kimlik doğrulama (MFA) gibi teknik önlemler uygulanır.
● Veri Güvenliği: Hassas veriler hem depolama hem de iletim aşamasında şifrelenir; düzenli yedekleme prosedürleri takip edilir.
● Farkındalık: Tüm paydaşlar için düzenli eğitim programları düzenlenerek kurumsal etik standartlar güncel tutulur.

4. Raporlama Süreci (İhbar Mekanizması)
Wrongdoing veya suistimal şüphesi duyan her paydaşın durumu bildirmesi asli bir sorumluluktur.
● Bildirim Kanalları: Şüpheli durumlar, SharePoint üzerinden ulaşılan “İhbar Politikası” (Whistleblowing Policy) yönergeleri takip edilerek veya derneğin güvenli/gizli e-posta hattı üzerinden bildirilmelidir. Ciddi durumlarda doğrudan Yönetim Kurulu üyeleri ile iletişime geçilebilir.
● Gizlilik ve Koruma: İhbarcının kimliği kesin surette gizli tutulur.
Dürüst niyetle (in good faith) yapılan raporlamalarda ihbarcıya yönelik hiçbir misilleme, taciz veya ayrımcılık toleransla karşılanmaz.
● Gözetim Sorumluluğu: Denetim Birimi (Supervisory Body), gelen tüm ihbarlar, şüpheler ve iyi niyetli söylentiler hakkında derhal bilgilendirilmek zorundadır.

5. Soruşturma Prosedürü
Bildirilen iddialar, bağımsızlık ve gizlilik ilkeleri çerçevesinde ele alınır:
● İlk İnceleme ve Çözüm Süresi: İhbarın alınmasını takiben, Çıkar Çatışması Politikası (Bölüm 5) uyarınca en geç 5 iş günü içerisinde bir çözüm kararı üretilmesi zorunludur.
● Savunma Hakkı (Due Process): Hakkında iddia bulunan kişiye, Personel El Kitabı (Bölüm 12) gereği, herhangi bir disiplin işlemi uygulanmadan önce sözlü veya yazılı açıklama yapma (savunma) hakkı tanınır.
● Geçici Önlemler: Soruşturma süresince, delillerin korunması ve sürecin selameti için ilgili personel ücretli veya ücretsiz olarak görevden uzaklaştırılabilir.
● Hukuki Standartlar: Kanıt toplama süreci tamamen tarafsız, profesyonel
standartlarda ve gizlilik ihlal edilmeden yürütülür.
6. Disiplin Cezaları ve Varlıkların Geri Alınması
İnceleme neticesinde suistimalin sabit görülmesi durumunda aşağıdaki yaptırımlar uygulanır:
● Yaptırımlar: Kusurun niteliğine göre yazılı uyarıdan başlayarak; ağır kusur,
dolandırıcılık veya hırsızlık durumunda iş akdinin tazminatsız ve derhal feshi (immediate dismissal) gerçekleştirilir.
● Hukuki Dayanak: Tüm süreçler Türkiye Cumhuriyeti İş Kanunu ve ilgili dernekler mevzuatı ile uyumlu olarak yürütülür.
● Varlık Geri Kazanımı: Derneğin uğradığı maddi kayıpların tazmini ve çalınan varlıkların iadesi için yasal takip başlatılır.
● Adli Mercilere Bildirim: Suç teşkil eden faaliyetler yerel kolluk kuvvetlerine ve adli makamlara bildirilir.
7. Roller ve Sorumluluklar
Rol,Sorumluluklar Yönetim Kurulu,”Politikanın onaylanması, risk iştahının belirlenmesi ve en üst düzey stratejik gözetim.” Yönetici Direktör,Politikanın operasyonel süreçlere entegrasyonu ve uygulama liderliği. Risk Yönetimi Komitesi,”Düzenli risk değerlendirmelerinin yapılması, risk sicilinin güncellenmesi ve izleme.” Denetim Birimi,”Gelen ihbarların incelenmesi, bağımsız soruşturmaların koordine edilmesi.” Tüm Personel,”Etik kurallara tam uyum, riskleri raporlama ve dürüst niyetle ihbarda bulunma.” Bu politika metni, CCFSA’nın dürüstlük ve hesap verebilirlik ilkelerinin bir taahhüdü olup, tüm çalışanların ve ortakların bu metne uygun hareket etmesi mecburidir.